IAcademy — Pack de plantillas IA para asistentes ejecutivos

Prompts, checklists y frameworks para la asistencia ejecutiva con IA

Prompts profesionales

Agenda Optimización de agenda y gestión del tiempo del ejecutivo

Analiza la agenda de la próxima semana de [NOMBRE_EJECUTIVO] y propón optimizaciones: Agenda actual: [PEGAR_CALENDARIO_SEMANA: día, hora, reunión, duración, asistentes, prioridad] Contexto: - Prioridades del ejecutivo esta semana: [LISTA_3_PRIORIDADES] - Proyectos urgentes: [LISTA] - Viaje previsto: [SÍ_DESTINO_FECHAS/NO] - Tiempo que necesita para trabajo concentrado: mínimo [N] horas/día - Comidas de trabajo confirmadas: [LISTA] - Llamadas internacionales (huso horario): [SI_APLICA] Genera: 1. DIAGNÓSTICO de la agenda actual: - % de tiempo en reuniones vs. trabajo profundo - Reuniones que podrían ser un email (criterios: <3 personas, solo informativa, sin decisión) - Bloques de tiempo fragmentados (menos de 1h entre reuniones) - Conflictos de horario o solapamientos 2. PROPUESTA DE REORGANIZACIÓN: - Reuniones a reagrupar (juntar temáticas similares) - Reuniones a acortar (de 60 a 30 min, con agenda estricta) - Reuniones a delegar (el ejecutivo no necesita estar) - Bloques protegidos para trabajo profundo (mínimo 2h seguidas) 3. PREPARACIÓN POR REUNIÓN: - Para cada reunión relevante: qué necesita tener preparado, documentos a imprimir, briefing del interlocutor 4. ALERTAS: qué puede salir mal esta semana (reuniones consecutivas sin descanso, jet lag, fechas de entrega)
Uso: revisión semanal de agenda (viernes o lunes temprano). Adaptar a las preferencias del ejecutivo.

Comunicación Redacción de emails y comunicaciones del ejecutivo

Redacta un email en nombre de [NOMBRE_EJECUTIVO], [CARGO], para [DESTINATARIO]: Contexto: - Relación con el destinatario: [CLIENTE/PROVEEDOR/SOCIO/EQUIPO/INSTITUCIONAL] - Nivel de formalidad: [MUY_FORMAL/FORMAL/PROFESIONAL_CERCANO] - Idioma: [ESPAÑOL/INGLÉS/BILINGÜE] - Tema: [DESCRIPCIÓN] - Objetivo del email: [QUÉ_QUIERO_QUE_HAGA_EL_DESTINATARIO] - Información a incluir: [DATOS_CLAVE] - Información a NO incluir: [RESTRICCIONES] - Tono del ejecutivo: [DIRECTO/DIPLOMÁTICO/CÁLIDO/INSTITUCIONAL] - Adjuntos que acompañan: [LISTA] - Urgencia: [HOY/ESTA_SEMANA/SIN_PRISA] Genera: 1. ASUNTO del email (conciso, informativo) 2. CUERPO del email: - Saludo apropiado al nivel de relación - Párrafo 1: contexto o referencia (máximo 2 líneas) - Párrafo 2: mensaje principal (lo que quiero comunicar/pedir) - Párrafo 3: próximos pasos o call to action - Despedida coherente con el tono 3. VARIACIÓN: versión más corta (para si el ejecutivo prefiere brevedad) 4. NOTAS para el asistente: ¿hay follow-up necesario? ¿Recordatorio de respuesta? REGLA: mantener la voz del ejecutivo. Si [NOMBRE] escribe siempre en tono [DESCRIPCIÓN], mantener esa consistencia.
Uso: emails de dirección, comunicaciones institucionales, correspondencia con stakeholders clave.

Actas Acta de reunión estructurada con seguimiento

Genera un acta de reunión profesional a partir de las siguientes notas: Reunión: [TÍTULO] Fecha: [FECHA], hora: [HORA], duración: [MINUTOS] Lugar: [SALA/VIDEOCONFERENCIA] Asistentes: [LISTA_CON_CARGO] Ausentes convocados: [LISTA] Convocante: [NOMBRE] Notas sin procesar de la reunión: [PEGAR_NOTAS_BRUTAS] Genera el acta con esta estructura: 1. ENCABEZADO: datos de la reunión (fecha, asistentes, lugar) 2. ORDEN DEL DÍA: puntos tratados (numerados) 3. DESARROLLO: para cada punto del orden del día: - Resumen de lo discutido (factual, sin opiniones del redactor) - Posiciones expresadas por cada participante (atribuidas) - Decisión tomada (si la hubo) 4. ACUERDOS Y ACCIONES: - Tabla: acción | responsable | plazo | estado - Solo acciones concretas y medibles (no "mejorar la comunicación") 5. TEMAS PENDIENTES para próxima reunión 6. PRÓXIMA REUNIÓN: fecha y hora propuesta Tono: objetivo, conciso. Las actas no interpretan, registran. Extensión: máximo [1/2] páginas. Si en las notas hay algo ambiguo, señálalo con [VERIFICAR] para que el asistente lo confirme.
Uso: después de cada reunión relevante. Enviar a los asistentes en menos de 24 horas.

Eventos Organización de evento corporativo

Planifica la organización de [TIPO_EVENTO: junta general/cena de empresa/offsite/conferencia/visita de clientes]: Datos: - Fecha objetivo: [FECHA] - Duración: [HORAS/DÍAS] - Asistentes: [N] personas, perfil [DIRECTIVOS/TODA_LA_EMPRESA/CLIENTES/MIXTO] - Presupuesto: [EUROS] - Ubicación: [CIUDAD], preferencia [HOTEL/RESTAURANTE/ESPACIO_PROPIO/OUTDOOR] - Objetivo del evento: [NETWORKING/CELEBRACIÓN/ESTRATEGIA/TEAMBUILDING] - Restricciones: [DIETÉTICAS/ACCESIBILIDAD/HORARIOS/CONFIDENCIALIDAD] Genera: 1. TIMELINE de organización (countdown desde hoy hasta el evento): - 8 semanas antes: qué reservar, qué confirmar - 4 semanas: invitaciones, proveedores confirmados - 2 semanas: confirmación final de asistentes, detalles logísticos - 1 semana: check final, materiales, briefing al equipo - Día D: cronograma minuto a minuto 2. CHECKLIST LOGÍSTICA: - Venue: requisitos, alternativas, contrato - Catering: menú propuesto, alergias, timing del servicio - Tecnología: AV, WiFi, presentaciones, streaming (si aplica) - Material: badges, programas, regalos corporativos (si aplica) - Transporte: transfers, parking, instrucciones de acceso 3. COMUNICACIÓN: - Save the date (texto) - Invitación formal (texto) - Recordatorio (texto) - Thank you post-evento (texto) 4. PLAN B: qué hacer si llueve / si falla el catering / si no viene el ponente principal 5. PRESUPUESTO desglosado por partida
Uso: cualquier evento corporativo. Adaptar el nivel de formalidad al tipo de evento.

Viajes Planificación de viaje de negocio

Planifica el viaje de negocio de [NOMBRE_EJECUTIVO] con estos datos: Viaje: - Destino: [CIUDAD/PAÍS] - Fechas: [IDA] a [VUELTA] - Motivo: [REUNIONES/CONFERENCIA/VISITA_CLIENTE/FERIA] - Acompañantes: [SOLO/CON_EQUIPO_DE_N] - Presupuesto: [RANGO] - Preferencias del ejecutivo: [AÉREO_CLASE/HOTEL_CADENA/DIETA/NECESIDADES_ESPECIALES] Reuniones programadas en destino: [LISTA: persona, empresa, hora, dirección] Genera: 1. ITINERARIO COMPLETO día por día, hora por hora: - Vuelos (horarios sugeridos considerando jet lag y primera reunión) - Transfers aeropuerto-hotel-reuniones - Hotel recomendado (ubicación estratégica respecto a reuniones) - Tiempo de desplazamiento entre puntos - Restaurantes para comidas/cenas de trabajo (reservar con antelación) 2. BRIEFING DE VIAJE (1 página): - Contactos locales y números de emergencia - Diferencia horaria, clima previsto - Propinas, costumbres de negocio locales (si es internacional) - WiFi, roaming, VPN (si la empresa lo requiere) - Documentación: pasaporte, visado, invitación (si aplica) 3. PREPARACIÓN POR REUNIÓN: - Briefing del interlocutor - Documentos a llevar (digital y papel) - Regalos corporativos (si es costumbre local) 4. CHECKLIST PRE-VIAJE: maleta, documentos, tarjetas, cargadores, medicamentos 5. GASTOS ESTIMADOS por categoría (para pre-aprobación) 6. POST-VIAJE: plantilla de informe de gastos y notas de seguimiento
Uso: cada viaje de negocio. Enviar el itinerario al ejecutivo y guardarlo en el móvil (PDF).

Checklist: implementar IA en la asistencia ejecutiva

Plantilla de evaluación de herramientas IA

CriterioHerramienta AHerramienta BHerramienta C
Gestión de agenda — ¿Se integra con Outlook/Google Calendar? ¿Sugiere optimizaciones?
Email — ¿Genera respuestas coherentes con el tono del ejecutivo? ¿Multidioma?
Transcripción — ¿Calidad en español? ¿Identifica hablantes? ¿Genera resúmenes?
Documentos — ¿Genera actas, cartas, informes con formato profesional?
Confidencialidad — ¿Los datos del ejecutivo están protegidos? ¿No se usan para entrenamiento?
Móvil — ¿Funciona bien desde el teléfono? El ejecutivo viaja, necesita acceso móvil
Facilidad de uso — ¿El asistente puede usarlo sin formación técnica?
Coste mensual — ¿Justificable con horas ahorradas al asistente y al ejecutivo?
Puntuación total (1-10)

Framework de decisión: IA vs. trabajo manual

Tarea
Recomendación
Razonamiento
Borradores de emails rutinarios
IA genera borrador + asistente revisa
Ahorra 30-60 min/día en emails repetitivos. El asistente asegura tono y precisión.
Gestión de llamadas delicadas
100% humano
El tacto, el tono de voz y la lectura de la situación son insustituibles.
Transcripción y actas de reuniones
IA para transcribir + asistente para formatear
La IA transcribe en tiempo real; el asistente valida, estructura y añade contexto.
Coordinación de agendas complejas
IA para proponer + asistente para negociar
La IA detecta huecos; el asistente conoce las preferencias no escritas del ejecutivo.
Organización de eventos
IA para planificación + asistente para ejecución
La IA genera checklists y timelines; el asistente ejecuta, llama, confirma, resuelve imprevistos.
Relación con personas clave del ejecutivo
100% humano
El asistente ES la extensión del ejecutivo. La calidez y la memoria personal son su valor.
Preparación de viajes
IA para búsqueda y planificación
Comparar vuelos, hoteles y generar itinerarios es tarea ideal para IA.
Gestión de información confidencial
100% humano
Datos de M&A, compensación, conflictos internos. Nunca en herramientas IA externas.