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Prompts, checklists y frameworks para gestión de proyectos con IA

Prompts profesionales

Planificación Desglose de proyecto en WBS y estimación

Desglosa el siguiente proyecto en una WBS (Work Breakdown Structure) con estimaciones: Proyecto: [NOMBRE_PROYECTO] Descripción: [QUÉ_HAY_QUE_ENTREGAR] Sponsor/cliente: [QUIÉN_LO_PIDE] Fecha límite: [FECHA] Equipo disponible: [N personas, roles: dev/diseño/QA/etc.] Presupuesto: [EUROS] Metodología: [WATERFALL/AGILE_SCRUM/KANBAN/HÍBRIDA] Dependencias externas: [PROVEEDORES/APROBACIONES/INTEGRACIONES] Genera: 1. WBS con 3 niveles: - Nivel 1: Fases del proyecto - Nivel 2: Entregables por fase - Nivel 3: Tareas por entregable 2. Para cada tarea de nivel 3: - Estimación (horas) con rango optimista/probable/pesimista (PERT) - Responsable (rol, no persona) - Dependencias (qué tarea debe completarse antes) - Riesgos específicos de esta tarea 3. RUTA CRÍTICA: secuencia de tareas que determina la duración total 4. HITOS (milestones): máximo 5, con fecha y criterio de aceptación 5. BUFFER recomendado: % sobre la estimación total (justificado por nivel de incertidumbre) 6. SPRINT PLANNING (si agile): distribución de stories en sprints de [2 semanas] ALERTA: Si la suma de horas > capacidad del equipo en el plazo disponible, indicar el gap explícitamente y proponer alternativas (recortar scope, más equipo, mover fecha).
Uso: kickoff de proyecto. Revisar estimaciones con el equipo antes de comprometerse con el cliente.

Riesgos Registro de riesgos del proyecto

Genera un registro de riesgos para el siguiente proyecto: Proyecto: [NOMBRE], sector [SECTOR] Tipo: [SOFTWARE/INFRAESTRUCTURA/CONSULTORÍA/IMPLEMENTACIÓN/MIGRACIÓN] Duración: [MESES] Equipo: [N personas], experiencia del equipo en proyectos similares: [ALTA/MEDIA/BAJA] Tecnologías: [STACK] Cliente: [INTERNO/EXTERNO], nivel de madurez del cliente: [ALTO/MEDIO/BAJO] Presupuesto: [EUROS], margen de contingencia: [X]% Para cada riesgo identifica: 1. ID del riesgo (R-001, R-002...) 2. CATEGORÍA: técnico / organizativo / externo / gestión del proyecto 3. DESCRIPCIÓN del riesgo (qué puede pasar) 4. CAUSA RAÍZ (por qué puede pasar) 5. PROBABILIDAD: alta (>60%) / media (30-60%) / baja (<30%) 6. IMPACTO: alto (retraso >2 sem o >20% presupuesto) / medio / bajo 7. SCORE: probabilidad x impacto 8. ESTRATEGIA: evitar / mitigar / transferir / aceptar 9. PLAN DE RESPUESTA: acción concreta (no genérica) 10. OWNER: quién monitoriza este riesgo 11. TRIGGER: señal temprana de que el riesgo se está materializando Incluye al menos: - 3 riesgos técnicos específicos de [STACK/TIPO_PROYECTO] - 2 riesgos de gestión de stakeholders - 2 riesgos de scope creep - 1 riesgo de dependencia externa - 1 riesgo de equipo (rotación, disponibilidad) Ordena por score (mayor riesgo primero).
Uso: fase de planificación y revisión mensual. Actualizar con el equipo en cada retrospectiva.

Status Informe de estado del proyecto para stakeholders

Genera un informe de estado del proyecto para [COMITÉ_DIRECCIÓN/CLIENTE/SPONSOR]: Datos del proyecto: - Nombre: [PROYECTO] - Sprint/fase actual: [SPRINT_N/FASE_X] - Fecha del informe: [FECHA] Avance: - Tareas completadas este período: [LISTA] - Tareas en curso: [LISTA] - Tareas bloqueadas: [LISTA + MOTIVO_BLOQUEO] - % completado vs. planificado: [REAL]% vs [PLAN]% Métricas: - Presupuesto consumido: [EUROS] de [TOTAL] ([X]%) - Horas consumidas: [HORAS] de [TOTAL] - Velocidad del equipo (si agile): [PUNTOS_SPRINT] - Bugs abiertos: [N] (críticos: [N]) Riesgos materializados: [SI_HAY] Decisiones que necesito del sponsor: [LISTA] Genera: 1. SEMÁFORO GENERAL: verde/amarillo/rojo con justificación en 1 línea 2. RESUMEN EJECUTIVO: 3 líneas máximo (qué va bien, qué preocupa, qué necesito) 3. AVANCE DETALLADO: tabla con tarea, estado, responsable, fecha comprometida 4. BURNDOWN/BURNUP visual (descripción para que el equipo lo genere) 5. RIESGOS TOP 3 activos con plan de acción actualizado 6. PRÓXIMOS HITOS: qué se entrega y cuándo 7. DECISIONES REQUERIDAS: con fecha límite y opciones Tono: factual, sin adornos. Las malas noticias se dan con datos, no con eufemismos. "En riesgo" cuando hay riesgo real, no "necesitamos alinear esfuerzos".
Uso: informe semanal/quincenal al sponsor. Enviar antes de la reunión para que la reunión sea de decisiones, no de lectura.

Retrospectiva Facilitación de retrospectiva con análisis de patrones

Analiza los datos de los últimos [3/6] sprints/fases y prepara una retrospectiva basada en datos: Datos de sprints anteriores: [PEGAR_DATOS: velocity, bugs, scope changes, blockers, satisfaction scores] Feedback del equipo recogido: [PEGAR_COMENTARIOS_ANÓNIMOS_DEL_EQUIPO] Incidentes/problemas recurrentes: [LISTA] Genera: 1. PATRONES POSITIVOS: qué funciona y debemos seguir haciendo (con datos que lo respalden) 2. PATRONES NEGATIVOS: qué se repite y debemos cambiar (con frecuencia y impacto medido) 3. ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ de los 3 problemas más recurrentes (5 Whys o fishbone) 4. MÉTRICAS DE TENDENCIA: ¿la velocidad mejora o empeora? ¿Los bugs aumentan o disminuyen? 5. ACCIONES CONCRETAS: máximo 3 (más de 3 no se implementan). Para cada una: - Qué: acción específica y medible - Quién: responsable - Cuándo: sprint en el que se implementa - Cómo medimos éxito: métrica objetiva 6. REVIEW DE ACCIONES ANTERIORES: ¿se implementaron las acciones de la retro anterior? ¿Funcionaron? Formato: preparado para presentar al equipo en 45 minutos. No más de 10 slides/secciones. ANTI-PATRÓN: evitar retros donde todo es "mejorar la comunicación". Ser específico.
Uso: al final de cada sprint o fase. La retro más útil es la que genera acciones concretas y medibles.

Stakeholders Plan de gestión de stakeholders y comunicación

Crea un plan de gestión de stakeholders para el proyecto [PROYECTO]: Stakeholders identificados: [LISTA: nombre/rol, departamento, influencia sobre el proyecto, actitud actual] Ejemplo: - [NOMBRE_1], [CARGO], influencia [ALTA/MEDIA/BAJA], actitud [A_FAVOR/NEUTRAL/EN_CONTRA] - [NOMBRE_2], [CARGO], influencia [ALTA/MEDIA/BAJA], actitud [A_FAVOR/NEUTRAL/EN_CONTRA] Contexto político: [TENSIONES_O_DINÁMICAS_RELEVANTES] Riesgo principal de stakeholders: [QUÉ_PODRÍA_BLOQUEAR_EL_PROYECTO_POLÍTICAMENTE] Genera: 1. MATRIZ PODER/INTERÉS: - Gestionar de cerca (alto poder, alto interés) - Mantener satisfecho (alto poder, bajo interés) - Mantener informado (bajo poder, alto interés) - Monitorizar (bajo poder, bajo interés) 2. PLAN DE COMUNICACIÓN por stakeholder: - Frecuencia (diaria/semanal/mensual/por hito) - Canal (reunión 1:1, email, informe, comité) - Mensaje clave (qué le importa a ESTA persona) - Quién comunica (PM o sponsor) 3. ESTRATEGIA para stakeholders EN CONTRA: - Qué les preocupa realmente - Cómo convertirlos de bloqueadores a neutrales (mínimo) - Quick win que demuestre valor a ELLOS 4. PLAN DE ESCALACIÓN: cuándo y cómo escalar un conflicto de stakeholders al sponsor
Uso: fase de planificación. Revisar mensualmente porque las actitudes cambian durante el proyecto.

Checklist: implementar IA en gestión de proyectos

Plantilla de evaluación de herramientas IA

CriterioHerramienta AHerramienta BHerramienta C
Integración con PM tools — ¿Se conecta con Jira, Asana, Monday, Linear, Azure DevOps?
Planificación asistida — ¿Genera WBS, estimaciones, dependencias automáticamente?
Reporting automático — ¿Genera informes de estado desde datos del proyecto?
Gestión de riesgos — ¿Sugiere riesgos, detecta patrones, alerta de desviaciones?
Reuniones — ¿Transcribe, resume, extrae acciones de meetings?
Predicción — ¿Puede predecir retrasos basándose en velocity y blockers?
Metodología — ¿Soporta waterfall, agile, híbrido? ¿Se adapta a mi flujo?
Coste por PM/mes — ¿Justificable con horas de reporting ahorradas?
Puntuación total (1-10)

Framework de decisión: IA vs. trabajo manual

Tarea
Recomendación
Razonamiento
Estimación y planificación
IA para primera estimación + equipo para validar
La IA da un punto de partida basado en datos. El equipo ajusta con conocimiento del contexto.
Informes de estado (status reports)
IA para generación automática
Extracción de datos + formato = trabajo mecánico. El PM añade la interpretación.
Reuniones con el cliente/sponsor
100% humano
Gestión de expectativas, negociación de cambios, relación de confianza.
Resolución de conflictos en el equipo
100% humano
Empatía, mediación, conocimiento de las personas. La IA no entiende dinámicas humanas.
Registro y monitorización de riesgos
IA para detección + PM para gestión
La IA identifica patrones que el PM no ve por estar en el día a día.
Documentación del proyecto (charter, scope, etc.)
IA para borrador + PM para personalización
Los templates son generables; la adaptación al contexto organizativo es del PM.
Gestión de cambios de alcance
100% humano
Negociación, impacto en equipo, priorización. Requiere autoridad y criterio.
Retrospectivas y mejora continua
IA para análisis de datos + equipo para acciones
La IA muestra los patrones; las decisiones de cambio son del equipo.